İşletmenizin akışı sektördeki çoğu işletmeyle aynıysa hazır program alın. Özel yazılım; akışınız standart değilse, birden fazla sistemi elle birbirine taşıyorsanız ya da veriniz bir programda kilitli kalıyorsa anlam kazanır. Karar bir araç seçimi değil, akış sorusudur: işinizi programa mı uyduruyorsunuz, program mı işinize uyuyor?
Bir not: biz özel yazılım yazan bir firmayız, yani bu soruda tarafız diye düşünebilirsiniz. O yüzden ölçütleri açık yazıyoruz. Çoğu küçük işletme için hazır program doğru cevaptır ve biz de bunu söylemekten çekinmiyoruz.
Hazır program ile özel yazılım arasındaki fark nedir?
Hazır program binlerce işletmeye aynı anda satılan hazır bir üründür. Kurulumu kısadır, ayarlarla biraz şekillenir, ama işinizi onun akışına uydurursunuz. Bakım ve güncelleme sağlayıcıdadır, siz genellikle abonelik ödersiniz.
Özel yazılım, sizin işinizin akışına göre yazılır. Ekranlar, roller ve kurallar sizin tarif ettiğiniz gibi çalışır. Karşılığında önce neyin yapılacağını yazıya dökmeniz gerekir ve bir kapsam kararı vermeniz istenir.
İkisinin arasında bir de karma yol var: kasa, rezervasyon ya da muhasebe hazır programda kalır, programların arasındaki boşluğu dolduran küçük bir parça özel yazılır. Birçok işletme için en akıllı yol budur.
Hangi işletmeye hazır program yeter?
Şu dört cümle size uyuyorsa hazır program büyük ihtimalle yeterlidir.
- İşiniz sektörde bilinen bir akışla yürüyor. Adisyon açıyor, randevu veriyor, stok sayıyorsunuz; bunu başka bir işletmeden farklı yapmıyorsunuz.
- Programın raporları, sizin her ay baktığınız rakamları veriyor.
- Programı kullanan kişi sayısı az ve sabit.
- Programdan çıkmak isterseniz verinizi dosya olarak alabiliyorsunuz.
Bu dördü tamamsa özel yazılım yaptırmayın. Hazır programın ihtiyacınız olmayan düğmeleri taşıması bir kusur değil, bedelidir; çoğu zaman ödemeye değer.
Özel yazılım ne zaman anlam kazanır?
Aşağıdaki işaretlerden birkaçı sizde varsa özel yazılımı düşünmeye başlayın.
Akışınız standart değil. Örneğin rezervasyonunuz hem tur, hem transfer, hem konaklamayı tek kayıtta topluyorsa ve hazır program bunları üç ayrı yere böldürüyorsa, sorun programın sizi bölmesidir.
Aynı bilgiyi birden fazla yere elle giriyorsunuz. Rezervasyonu bir programa, faturayı başka bir programa, cariyi tabloya yazıyorsanız her kopya hata üretir. Özel yazılımın en somut getirisi bu elle taşıma işini ortadan kaldırmasıdır.
Rol ve yetki karmaşık. Resepsiyonun, muhasebenin, şube müdürünün ve bayinin farklı şeyleri görmesi gerekiyorsa hazır programların rol kurgusu çoğu zaman dar kalır.
Veriniz bir programda kilitli. Dışa aktarma yoksa ya da bozuk biçimde varsa, her yıl o programdan çıkmak zorlaşır. Bu, tek başına özel yazılım sebebi değildir ama programı seçerken ilk bakılacak şeydir.
Çok dil gerekiyor. Alanya’da sezonluk misafirin önemli bir kısmı Türkçe okumuyor. Menünün, onay mesajının ve belgenin Rusça ve İngilizce çıkması ek paket değil temel ihtiyaçsa, programın dil desteğini gerçek bir ekranda deneyin. Çok dilli yapının sitedeki karşılığı için çok dilli web sitesi rehberine bakabilirsiniz.
Ücretsiz adisyon ve randevu uygulamaları neyi karşılar, neyi karşılamaz?
Ücretsiz uygulamalar küçük ve sade bir işletme için gerçek bir çözümdür. Tek şubeli bir kafe, birkaç masa ve basit bir menü için ücretsiz adisyon uygulaması işi görebilir. Tek kişilik bir salon için ücretsiz randevu uygulaması da öyle.
Sınır genellikle üç yerde çıkar. Birincisi kullanıcı, ürün ya da kayıt sayısıdır: işletme büyüyünce ücretli plana geçmeniz gerekir. İkincisi rapordur: gün sonu rakamları istediğiniz kırılımda çıkmayabilir. Üçüncüsü veridir: ücretsiz planda dışa aktarma kapalıysa, bir gün başka programa geçmek istediğinizde yıllarca biriken kayıt orada kalır.
Bu üçünü deneme sürümünde sınayın. Hepsi geçiyorsa ücretsiz uygulamayla devam edin.
Abonelik ile tek seferlik maliyet nasıl karşılaştırılır?
Rakam vermeden mantığı anlatalım: iki modelin maliyeti farklı zamana yayılır.
Abonelikte başlangıç yükü küçüktür, ama ödeme sürer. Kullanıcı, şube ya da modül eklendikçe tutar artar. Bırakırsanız hem hizmet hem çoğu zaman erişim biter.
Özel yazılımda başlangıçta büyük bir kalem vardır, sonra barındırma ve bakım gibi küçük süren giderler kalır. Kaynak kod ve veri size geçtiği için bırakma kararı sizindir.
Karşılaştırmayı yaparken tek bir aya değil, birkaç yıla bakın ve şunları kalem kalem yazın: kullanıcı sayısı, şube sayısı, ek modüller, entegrasyonlar, veri taşıma ve eğitim. Fiyatın neye göre oluştuğunu ayrıca özel yazılım fiyatı rehberinde anlattık. Aynı hesabı iki seçenek için de yaparsanız cevap çoğu zaman kendiliğinden çıkar.
Veriniz kimde durur ve programdan çıkarken ne alabilirsiniz?
Bu soruyu satın almadan önce sorun, sonra sormak zordur. Müşteri listeniz, rezervasyon geçmişiniz, stok hareketleriniz, cari kayıtlarınız işletmenizin hafızasıdır.
Hazır programda sağlayıcıya şunları sorun: verimi hangi biçimde alabilirim (tablo dosyası, tam veritabanı)? Çıkarken ek ücret var mı? Abonelik bitince verime ne kadar süre erişebilirim?
Özel yazılımda soru şudur: kaynak kod, veritabanı ve tasarım dosyaları teslimde size devrediliyor mu? Bizde devrediliyor; ama hangi firmayla çalışırsanız çalışın bunu sözleşmede yazılı görün.
Sağlık gibi hassas veriyle çalışıyorsanız ek bir yükümlülük vardır. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilkeler için KVKK’nın resmî sitesine bakın; hukuki değerlendirme için kendi danışmanınıza sorun.
Muhasebe ve e-fatura bağlantısı neden karar ölçütü?
Programınız faturayı, muhasebe programınız cariyi ayrı tutuyorsa aradaki taşıma elle yapılır. Karar öncesinde şunu sorun: seçeceğim program, kullandığım e-fatura entegratörü ve muhasebe programıyla veri alışverişi yapabiliyor mu?
Hazır programlar yaygın entegratörlerle hazır bağlantı sunar; kullandığınız entegratör listede varsa bu büyük avantajdır. Listede yoksa ya da muhasebecinizin kendi biçimi varsa, arada küçük bir özel parça yazdırmak mantıklı olabilir. Mali yükümlülükleriniz ve hangi belgeyi düzenleyeceğiniz için mali müşavirinize danışın; yazılım bunun yerine geçmez.
Sektöre göre hangisi mantıklı?
Aşağıdaki tablo genel eğilimi gösterir. İşletmenizin durumu farklıysa üstteki ölçütler önceliklidir.
| İşletme | Hazır program genelde yeter | Özel yazılım anlam kazanır |
|---|---|---|
| Otel, pansiyon | Tek bina, az oda, rezervasyonlar birkaç kanaldan geliyor ve program takvimi çift rezervasyonu önlüyor | Rezervasyon, transfer ve ek hizmetler tek kayıtta toplanacaksa; web sitesinden gelen talep doğrudan sisteme düşmeli ve dönemsel fiyat kuralları karmaşıksa. Bkz. otel yönetim yazılımı |
| Restoran, kafe (adisyon) | Tek şube, standart masa servisi, hazır programın raporları yetiyor | Menü, QR menü ve adisyon tek listeden beslenecekse; çok dilli menü gerekiyorsa ya da ikram, iptal ve personel bazlı kayıt kendi kurallarınıza göre tutulacaksa. Bkz. adisyon programı |
| Klinik, muayenehane (randevu) | Tek hekim, sade randevu takvimi, hatırlatma mesajı yeterli | Danışan dosyası, seans notu, hekim ve sekreter yetkisi ayrı kurgulanacaksa ve veri nerede tutulacak sorusu önemliyse. Bkz. randevu sistemi |
| Market, depo (stok) | Barkodlu satış ve standart stok sayımı, tek kasa | Birden fazla depo, tedarikçi siparişleri, bayiye özel fiyat ya da muhasebeyle otomatik bağlantı gerekiyorsa. Bkz. stok takip programı ve ön muhasebe paneli |
Alanya’da sezonluk çalışan işletme için hangisi mantıklı?
Sezonluk işletmenin ihtiyacı başkadır: yılın birkaç ayında yoğun, kalanında sessiz. Kış aylarında kullanılmayan bir programa abonelik ödemek ya da yatırım yapıp aylarca kullanmamak canınızı sıkar.
Bu yüzden iki şeye bakın. Birincisi, program sezon dışında kapatılıp açılabiliyor mu ve kapalıyken verim duruyor mu? İkincisi, sezon başında personele öğretmek kolay mı? Mahmutlar’daki bir pansiyonun da, Oba’daki bir kafenin de açılış haftası yoğundur; eğitim gerektiren, ayarı karmaşık bir program o hafta sizi yavaşlatır.
Çoğu zaman en sağlıklı yol, sezonu hazır programla geçirip hangi işi elle yaptığınızı not etmek, sezon kapanınca bunu yazılı kapsama dökmektir. Alanya’daki çalışma biçimimiz için Alanya sayfamıza bakabilirsiniz.
Karar vermeden önce kendinize hangi soruları sormalısınız?
Aşağıdaki sorulara dürüstçe cevap verin.
- Akışım sektördeki çoğu işletmeyle aynı mı?
- Aynı bilgiyi birden fazla yere elle yazıyor muyum?
- Programı kullanacak kişi sayısı ve rolleri sade mi?
- Programdan çıkarsam verimi dosya olarak alabilir miyim?
- Raporlar benim bakmak istediğim rakamları veriyor mu?
- Kullandığım e-fatura ve muhasebe düzeniyle konuşuyor mu?
- Misafirim ya da müşterim Türkçe dışında bir dil kullanıyor mu ve program bunu karşılıyor mu?
- Bu program, ücretsiz deneme süresinde gerçek bir günümü kaldırabildi mi?
Birinci, üçüncü, dördüncü, beşinci, altıncı, yedinci ve sekizinci sorulara “evet”, ikinciye “hayır” diyorsanız hazır program alın. Birkaç soruda cevap tersiyse özel yazılımı ya da karma yolu konuşmanın zamanı gelmiştir.
Özel yazılımın nasıl kurulduğunu özel yazılım hizmeti sayfasında, yerel işletmeler için yazdığımız çözüm türlerini ise yazılım sayfamızda görebilirsiniz.